Un diagramme de Gantt rapide avec Excel

La technique décrite permet de créer rapidement un diagramme de Gantt simple.

Les données

Créer un tableau de données listant les tâches à suivre/planifier en colonne. Les informations associées (en-têtes de colonnes) sont saisies en ligne : date de début, date de fin, nombre de jours total, consommés, consommés écrétés, restant et de dépassement.


Pour les en-têtes :

Liste des tâches :

aucun en-tête n'est écrit, bien que les tâches soient libellées dans la colonne B.

Pour l'exemple, nous identifions Tâche 1 à Tâche 6, dans les cellules B5:B10.

Dates :
C3
Début et Fin :
(dates)

C4 et D4

Ces 2 colonnes seront à renseigner avec les informations de planification.

Nb jours :
E3
Total :
(# jours)
E4
Durée :

E5 avec la formule =D5-C5

Cette formule est à étendre à toutes les lignes des tâches, de C5 à C10.

Consommé :
(# jours)

F4

Le nombre de jours consommés est à renseigner dans la colonne F, dans les cellules F5 à F10.

Consommé écrété :
G4

G5 saisir la formule =SI(F5>E5;E5;F5)

Cette formule permet de limiter la valeur du consommé en fonction du nombre de jours alloués à la Tâche 1.
Cette formule est à dupliquer sur toutes les lignes des tâches, de G5 à G10.

Restant :
(# jours)
H4

H5 saisir la formule =SI(G5>E5;NA();E5-G5)

Cette formule permet de déterminer le restant, qui ne peut être inférieur à 0 pour la Tâche 1.
Cette formule est à dupliquer sur toutes les lignes des tâches, de H5 à H10.

Astuce : l'utilisation de NA() permet de masquer les valeurs nulles dans le graphique.

Dépassement :
(# jours)
I4

I5 saisir la formule =SI(F5>E5;F5-E5;NA())

Cette permet de déterminer le dépassement par rapport à la planification prévue pour la Tâche 1.
Cette formule est à dupliquer sur toutes les lignes des tâches, de I5 à I10.

Pour les Tâches 1 à 6 :

  • Renseigner ensuite des dates de début et de fin (de C5 à D10) pour constater la mise à jour automatique des informations de suivi (E5 à I10).
     

    Pour l'exemple, je vous propose les informations suivantes :
    - Tâche 1 : du 01/08 au 15/08
    - Tâche 2 : du 16/08 au 30/09
    - Tâche 3 : du 05/09 au 10/10
    - Tâche 4 : du 01/10 au 20/11
    - Tâche 5 : du 03/11 au 30/11
    - Tâche 6 : du 08/10 au 10/11

  • Compléter ces informations de planification par un suivi de consommation de jours (F5 à F10).
     

    Pour l'exemple, je vous propose les informations suivantes :
    - Tâche 1 : 20
    - Tâche 2 : 30
    - Tâche 3 : 40
    - Tâche 4 : 2
    - Tâche 5 : 12
    - Tâche 6 : 0

Enfin, un peu de mise en forme est toujours utile pour mieux visualiser les informations : identification des en-têtes, zones de saisies et zones calculées.

Astuce : utiliser une mise en forme conditionnelle (couleur du texte identique à la couleur du fond si une erreur est détectée) pour la plage H5:I10 afin de masquer l'affichage de l'erreur #N/A.


Voir la capture d'écran

Créer le diagramme

Sélectionner la plage B4:C10 et insérer le graphique à barre empilées :

  • ruban > Insertion
  • graphique > Barres empilée

Ajouter les séries manquantes :

  • sélectionner le graphique et cliquer sur Sélectionner des données (ruban Outils graphique, onglet Création)
  • ajouter la série Consommé (il est nécessaire de prendre les valeurs écrétées pour tenir compte des dépassements) :
     
    - Nom de la série : F4
    - Valeurs : G5:G10
  • ajouter la série Restant
     
    - Nom de la série : H4
    - Valeurs : H5:H10
  • ajouter la série Dépassement
     
    - Nom de la série : I4
    - Valeurs : I5:I10

Masquer la série Début :

  • sélectionner la série dans le graphique
  • click droit puis Mettre en forme une série de données
     
    - Remplissage : aucun
    - Couleur de la bordure : aucune

Inverser l'affichage des tâches :

  • sélectionner l'axe vertical
  • click droit puis Mise en forme de l'axe
     
    - Options d'axe : Abscisses en ordre inverse

Ajuster l'échelle de temps

  • sélectionner l'axe horizontal
  • click droit puis Mise en forme de l'axe
     
    - Minimum : - 41120 (numéros de série du Lundi 30/07/2012)
    - Maximum : 41243 (numéros de série du Vendredi 30/11/2012)
    - Unité principale : 14 (= 2 semaines)
    - Unité secondaire : 7 (= 1 semaine)

Voir la capture d'écran


  Astuce : déterminer facilement les dates de début et de fin d'échelle

L'échelle étant définie en jours, il est souhaitable que le début de l'axe horizontal soit calé sur le Lundi qui précéde la plus petite date de début.

  • date de début = DATE(CNUM(ANNEE(MIN(C5:C10))); CNUM(MOIS(MIN(C5:C10))); 1)
  • jour de la date de début = JOURSEM(date de début) lundi = 0 ; dimanche = 6
  • le lundi qui précède = 6-JOURSEM(DATE(CNUM(ANNEE(MIN(C5:C10))); CNUM(MOIS(MIN(C5:C10))); 1))

Par commodité, je place donc la formule =DATE(CNUM(ANNEE(MIN(C5:C10))); CNUM(MOIS(MIN(C5:C10))); 1) - (6-JOURSEM(DATE(CNUM(ANNEE(MIN(C5:C10))); CNUM(MOIS(MIN(C5:C10))); 1))) en cellule B3, avec un affichage Nombre.


La date de fin correspond au dernier jour du mois de la dernière tâche.

  • date de fin = DATE(CNUM(ANNEE(MAX(C5:C10))); CNUM(MOIS(MAX(C5:C10))); 1)
  • dernier jour du mois = FIN.MOIS(date de fin ;0)

À nouveau par commodité, je place la formule =FIN.MOIS(DATE(CNUM(ANNEE(MAX(C5:C10))); CNUM(MOIS(MAX(C5:C10))); 1); 0) en cellule B4, avec un affichage Nombre.


Un peu de cosmétique permet de connaître instantanément les valeurs minimales et maximales de l'échelle de temps, sans perturber la lecture des données essentielles

Finaliser le diagramme

Ajuster la légende :

  • sélectionner puis supprimer le terme Début de la légende
  • éventuellement, placer la légende en dessous du graphique

Mettre en forme la série Consommé :

  • sélectionner la série de données
  • ajuster l'affichage, par exemple avec :
     
    - un dégradé vertical (90°) vert clair / vert foncé / vert clair
    - une bordure vert foncé

Mettre en forme la série Restant :

  • sélectionner la série de données
  • ajuster l'affichage, par exemple avec :
     
    - une couleur unie bleu clair
    - une bordure dégradé horizontale (0°) bleu clair / bleu foncé

Mettre en forme la série Dépassement :

  • sélectionner la série de données
  • ajuster l'affichage, par exemple avec :
     
    - un dégradé vertical (90°) rouge clair / rouge foncé / rouge clair
    - une bordure rouge foncé

Afficher les valeurs des séries (étiquettes de données) :

  • les valeurs des séries permettent de lire directement la consommation sur le graphique
  • suggestion : un positionnement Bord intérieur pour placer les valeurs à l'extrémité de la barre

Éventuellement, afficher le quadrillage vertical secondaire, en atténuant sa couleur


Voir la capture d'écran


Conclusion

Dorénavant, vous disposez d'un Diagramme de Gantt plutôt respectable pour le temps consacré !

À l'usage, une seule manipulation particulière est à réaliser : mettre manuellement l'échelle de temps en cohérence : début, fin, quadrillage principal et secondaire.


Une automatisation est possible, mais elle ne peut être réalisée qu'avec des macros qui modifierait à la volée les paramètres du graphique.